الفوترة الإلكترونية على أودو: وش يعني الربط مع هيئة الزكاة فعليًا، ووين يتعلق الناس

الرسالة اللي توصلنا على الواتساب تجي بنفس الصيغة تقريبًا: «جتنا رسالة من هيئة الزكاة إننا ضمن موجة الربط، وعندنا أودو. وش المطلوب منا بالضبط؟ ونقدر نخلصها من عندنا؟»

الجواب المختصر: نعم، أودو يقدر يسوي الربط، والوحدة اللي تسويه موجودة من أودو نفسه مو من طرف ثالث. بس «الربط» مو زر تضغطه. هو تجهيز بيانات، وتفعيل رسمي مع منصة الهيئة، وتغيير في طريقة شغل قسم الحسابات ما يرجع بعده. هذا اللي نشرحه لكل عميل، وهذا اللي نصلّحه غالبًا لما يجينا ربط سواه أحد على عجل.

أول شي: وش هي الفوترة الإلكترونية ووش مراحلها؟

الفوترة الإلكترونية (اللي تسميها الهيئة «فاتورة») تعني إنك ما تصدر فواتيرك بالورق ولا بالوورد ولا بالإكسل. الفاتورة تصدر من نظام إلكتروني ملتزم بمواصفات الهيئة، وفي المرحلة الثانية تروح للهيئة نفسها. طبّقتها الهيئة على مرحلتين، ومهم تفهم الفرق لأن أغلب اللبس يجي من هنا.

المرحلة الأولى: الإصدار (من 4 ديسمبر 2021)

في هذي المرحلة المطلوب إن فواتيرك تصدر وتنحفظ من نظام إلكتروني، وتحتوي الحقول المطلوبة ومنها رمز QR، وتوقف الفواتير المكتوبة بالقلم. ما فيه اتصال مع الهيئة بعد. أغلب المنشآت اللي عندها أودو أو أي نظام محاسبة معروف عدّت هذي المرحلة بدون ما تحس.

المرحلة الثانية: الربط (من 1 يناير 2023، على موجات)

هنا الشغل الحقيقي. نظامك لازم يتصل بمنصة الهيئة (فاتورة)، ويصدر الفواتير بصيغة XML محددة، ويضيف حقول تقنية جديدة ما كانت مطلوبة قبل. الهيئة ما طبّقتها على الكل مرة وحدة، بل على موجات، وكل موجة تحدد بحجم إيراداتك الخاضعة للضريبة في سنوات معينة. الهيئة تقول إنها تبلّغ كل موجة مباشرة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل، وهذا موثّق في صفحة مراحل التطبيق على موقعها.

عشان تاخذ فكرة عن وين وصلت الموجات: الموجة 25 اللي أعلنتها الهيئة في يوليو 2026 تشمل كل منشأة تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي سنة من 2022 إلى 2025، وموعد ربطها 1 فبراير 2027. يعني الرقم ينزل مع كل موجة، وإذا كنت تفكر «إحنا صغار وما يجينا الدور»، الأفضل تتأكد من موقع الهيئة بدل ما تنتظر الرسالة.

فاتورة ضريبية ولا مبسطة؟ هذا الفرق اللي يغيّر كل شي

الهيئة تفرّق بين نوعين من الفواتير، ولكل نوع طريقة ربط مختلفة. وهذي النقطة اللي لازم تفهمها قبل ما تفتح إعدادات أودو.

الفاتورة الضريبية (منشأة لمنشأة): الاعتماد قبل ما تعطيها العميل

الفاتورة اللي تصدرها لشركة ثانية لازم تروح للهيئة أولًا، والهيئة تتأكد منها وتختمها بختمها التشفيري، وبعدين ترجع لك عشان تعطيها للعميل. يسمونها «الاعتماد» (Clearance)، وهي لحظية: ما تقدر تسلّم العميل فاتورة ضريبية ما اعتمدتها الهيئة وتعتبرها صحيحة نظامًا.

الفاتورة المبسطة (للمستهلك): الإبلاغ خلال 24 ساعة

الفاتورة اللي تطلع للمستهلك من نقطة البيع أو المتجر ما تحتاج تنتظر الهيئة. نظامك يختمها بنفسه ويعطيها للعميل فورًا، ثم يبلّغ الهيئة عنها خلال 24 ساعة من إصدارها. يسمونها «الإبلاغ» (Reporting). التفاصيل الكاملة للنوعين موجودة في الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية من الهيئة.

ليش هذا مهم لك؟ لأن منشأة تبيع بالجملة لشركات عندها وضع مختلف كليًا عن محل تجزئة عنده خمس نقاط بيع. الأولى تحتاج اتصال مستقر لحظي في كل فاتورة، والثانية تحتاج تتأكد إن كل فرع يرفع فواتيره قبل ما تعدي 24 ساعة.

وش يعني «الربط» فعليًا داخل أودو؟

الوحدات اللي تحتاجها

التوطين السعودي في أودو ثلاث وحدات: Saudi Arabia - Accounting (الشجرة المحاسبية والضرايب)، وSaudi Arabia - E-invoicing (الربط مع الهيئة)، وSaudi Arabia - Point of Sale (نقاط البيع). كلها موثّقة في صفحة توطين السعودية في وثائق أودو.

ونقطة تهم اللي يقارن بين النسخ: وحدة الفوترة الإلكترونية l10n_sa_edi موجودة في مستودع أودو المفتوح برخصة LGPL، يعني هي جزء من النسخة المجانية (Community). اللي تدفع له في Enterprise هو تطبيق المحاسبة الأكمل حولها، مو الربط نفسه.

بيانات الشركة لازم تكون كاملة بالحرف

هنا أول مكان يتعلق فيه الناس. الهيئة تطلب بيانات محددة عن منشأتك، وأودو ما يرسل الفاتورة إذا كانت ناقصة: اسم المنشأة (ولها حد أقصى 63 حرف حسب الهيئة)، العنوان الوطني كامل مع رقم المبنى ورقم القطعة (أربع خانات لكل واحد)، ورقم السجل التجاري، والرقم الضريبي، والعملة ريال سعودي. أودو نفسه يفحص هذي البيانات قبل الإرسال ويوقف الفاتورة إذا ناقص رقم المبنى أو الحي أو المنطقة أو الرقم الضريبي، فالعنوان اللي فيه «الرياض» بس ما يمشي.

الدفاتر وتفعيلها برمز من بوابة فاتورة

في أودو، كل دفتر مبيعات (journal) له رقم تسلسلي في تبويب ZATCA، وتضغط «Onboard Journal» وتدخل رمز OTP تاخذه من بوابة فاتورة بحسابك عند الهيئة. الرمز صلاحيته ساعة وحدة، فجهّز نفسك قبل ما تطلبه. هذي الخطوة هي اللي تصدر «شهادة» لنظامك تخليه يختم الفواتير، وهي اللي تقول للهيئة إن هذا النظام تبعك أنت.

المحاكاة أولًا، والإنتاج ما فيه رجعة

أودو يعطيك وضعين: محاكاة (Simulation) وإنتاج (Production). في المحاكاة تربط مع بوابة المحاكاة عند الهيئة وتجرّب فواتير حقيقية بدون ما تُحسب عليك. وثائق أودو صريحة: التحويل للإنتاج لا رجعة فيه، وأي فاتورة ترسل لبوابة فاتورة الأصلية تُحسب. يعني ما تجرّب على الإنتاج، وما تحوّل للإنتاج قبل ما تمشي على فاتورة ضريبية ومبسطة وإشعار دائن كلها في المحاكاة وتشوفها تنجح.

وش يصير لما تؤكد الفاتورة

بعد الربط، تأكيد الفاتورة في أودو يعطيك خيار ترسلها للهيئة مباشرة، وإذا ما رسلتها، أودو يرسل كل الفواتير اللي ما راحت في نهاية اليوم. الفاتورة اللي رفضتها الهيئة تقدر ترجّعها مسودة وتعدّلها، أما الفاتورة اللي قبلتها الهيئة فما تنعدّل بأي شكل. الطريقة الوحيدة لتصحيحها هي إشعار دائن وفاتورة جديدة، وهذا مو قصور في أودو، هذا شرط الهيئة.

الأشياء اللي النظام ما يخليك تسويها بعد الربط

الهيئة تحدد وظايف ممنوعة في أي نظام فوترة بعد مرحلة الربط. لو كان قسم الحسابات عندك متعوّد على شي منها، فهذا اللي بيتغير:

• ما فيه تعديل أو حذف لفاتورة صادرة. الإلغاء يكون بإشعار دائن مرتبط بها، ثم فاتورة جديدة.
• ما فيه تصفير للعداد. كل فاتورة لها رقم متسلسل ما ينرجع.
• كل فاتورة مربوطة باللي قبلها. الفاتورة تحمل «هاش» الفاتورة السابقة، فما تقدر تدخل فاتورة بين فاتورتين ولا تغيّر ترتيبها.
• ما فيه تغيير للوقت والتاريخ بطريقة تخلي الفاتورة تحمل معلومة غير صحيحة.
• ما فيه دخول بدون مستخدم وكلمة مرور، والنظام يسجّل كل حركة على الفواتير.
• ما فيه تصدير لمفتاح الختم الخاص بالنظام.

القائمة كاملة في الدليل التفصيلي المذكور فوق. وإذا حد قال لك إن نظامه «يسمح بتعديل الفاتورة بعد الاعتماد بهدوء»، فهذا سبب كافي تبعد عنه.

الأغلاط اللي نصلّحها كل مرة

• ربط الإنتاج من أول يوم. بدون محاكاة، أول فاتورة مرفوضة تصير مشكلة حقيقية مو تجربة.
• بيانات العملاء ناقصة. الفاتورة الضريبية تحمل بيانات المشتري، وأودو يطلب لأي فاتورة ضريبية لشركة سعودية رقم المبنى والحي في سجل العميل، مو بس الاسم والرقم الضريبي. سجل العملاء اللي فيه اسم ورقم جوال بس يوقف عند أول فاتورة. نظّف سجل عملائك قبل الموجة، مو بعدها.
• ضريبة صفر بدون سبب. أي ضريبة بنسبة صفر لازم لها رمز سبب الإعفاء في أودو، وإلا الفاتورة ما تمر.
• العادة القديمة: «رجّعها مسودة وعدّل». كانت تمشي قبل الربط. بعده، تصير السالفة إشعار دائن وفاتورة جديدة، وأحد لازم يدرّب الفريق على هذا.
• نسيان نقاط البيع والفروع. الفاتورة المبسطة عندها 24 ساعة. فرع انقطع عنه الإنترنت يومين مو مشكلة تقنية، هو مخالفة.
• تخصيصات قديمة على الفاتورة. تعديل سواه أحد على قالب الفاتورة أو على حقولها قبل سنتين ممكن يكسر ملف XML اللي يروح للهيئة. راجع التخصيصات قبل ما تفعّل الربط.
• الفواتير المرفوضة بدون متابعة. الرفض ما يطيح النظام، يجلس بهدوء في القائمة. لازم أحد يراجعها يوميًا في الأسابيع الأولى.

قائمة جاهزية قبل موعد موجتك

• تعرف موجتك وموعدها من موقع الهيئة، مو من كلام أحد.
• تعرف نسبة فواتيرك الضريبية (لشركات) من المبسطة (لمستهلكين)، لأن كل نوع له مسار.
• بيانات منشأتك في أودو مطابقة للسجل التجاري والعنوان الوطني والشهادة الضريبية.
• سجل العملاء من الشركات فيه رقمهم الضريبي وعنوانهم الوطني برقم المبنى والحي.
• كل ضريبة صفرية لها سبب إعفاء.
• مشيت على الدورة كاملة في المحاكاة: فاتورة ضريبية، فاتورة مبسطة من نقطة البيع، إشعار دائن.
• الفريق يعرف إن الفاتورة المعتمدة ما تنعدّل، ويعرف وش يسوي بدالها.
• فيه شخص مسؤول يراجع الفواتير المرفوضة كل يوم.

الخلاصة

الربط مع الهيئة على أودو شي ممكن ومجرّب، والوحدة موجودة ومجانية. الشغل الحقيقي مو في التفعيل، هو في نظافة بياناتك وفهم فريقك لطريقة الشغل الجديدة. وإذا كنت ما زلت تفكر هل أودو أصلًا هو النظام المناسب لك، عندنا مقال كامل عن أودو مقابل النظام المخصص، وصفحة خدمات أودو.

وإذا جتك رسالة الموجة وتبي أحد يراجع أودو عندك ويقول لك بالضبط وش ناقص قبل الموعد، احجز جلسة 30 دقيقة مجانية ونطلع بقائمة واضحة.