نقاط البيع في أودو وربطها بالفوترة الإلكترونية: كيف تطلع الفاتورة المبسطة صح من الكاشير

المحل الي عنده كاشير وفوترة إلكترونية عنده مشكلتين بدل وحدة: الكاشير لازم يكون سريع وبسيط للموظف، والفاتورة الي تطلع منه لازم تكون متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. كثير من الحلول تحل وحدة وتخرب الثانية.

أودو فيه وحدة نقاط بيع تشتغل من المتصفح، مربوطة بالمخزون والمحاسبة، وتقدر تربطها بالفوترة الإلكترونية. هذا المقال عن كيف تشتغل، ووش يحتاج الإعداد الصح، ووش الي يخلي الربط يفشل. للخلفية عن الفوترة الإلكترونية نفسها، اقرأ الفوترة الإلكترونية على أودو أولاً.

كيف تشتغل نقاط البيع في أودو

الكاشير شاشة في المتصفح: يفتح جلسة في بداية الدوام (يسجل الرصيد النقدي الافتتاحي)، يبيع بمسح الباركود أو اختيار المنتج، يستلم الدفع (نقد، بطاقة، أو مقسم)، ويطبع الفاتورة. آخر الدوام يقفل الجلسة ويسجل النقد الفعلي، والنظام يطلع الفرق إن وجد.

خلف الشاشة: كل بيع ينقص المخزون من موقع المحل لحظياً، ويسجل في المحاسبة عند إقفال الجلسة (أو لحظياً حسب الإعداد). الكاشير ما يعرف شي عن هذا، وهذا المطلوب.

وش يميزه عن جهاز الكاشير المستقل

• رصيد واحد: المتجر الإلكتروني والكاشير والمستودع يشوفون نفس الرقم. تكلمنا عن هذا في إدارة المخزون في أودو.
• يشتغل على أي جهاز: لابتوب، تابلت، أو جهاز نقاط بيع عادي، بشرط متصفح حديث. الطابعة الحرارية والماسح والدرج تنربط.
• عدة فروع، عدة كاشيرات، كلها في نظام واحد بتقارير موحدة.
• العروض والخصومات والولاء من نفس النظام، بدون أدوات خارجية.

الفوترة الإلكترونية من الكاشير: الفاتورة المبسطة

مبيعات الكاشير للمستهلك تطلع فاتورة مبسطة. المتطلبات الأساسية للمرحلة الثانية (الربط والتكامل):

• الفاتورة تتولد بصيغة إلكترونية معتمدة، فيها الحقول المطلوبة (اسم المنشأة، الرقم الضريبي، التاريخ والوقت، البنود، الضريبة، الإجمالي).
• رمز الاستجابة السريعة (QR) على الفاتورة المطبوعة، يقرأه تطبيق الهيئة ويطابق البيانات.
• الإبلاغ: الفواتير المبسطة ترسل للهيئة خلال 24 ساعة من إصدارها (على عكس الفواتير الضريبية للشركات الي تحتاج اعتماد قبل الإصدار). هذا الفرق مهم للكاشير: ما يوقف البيع بانتظار رد الهيئة.
• الشهادة الرقمية لكل وحدة فوترة مربوطة بحساب المنشأة عند الهيئة. في أودو الشهادة تنربط بدفتر المبيعات (journal)، والكاشير يصدر فواتيره على الدفتر المحدد له.
• الترقيم المتسلسل والربط بالفاتورة السابقة (التجزئة) بدون فجوات.

في أودو، هذا يتم بوحدة الفوترة الإلكترونية السعودية الي تربط الفواتير الصادرة من نقاط البيع بمنصة الهيئة، مع إصدار الشهادة والتوقيع والإرسال في الخلفية.

وش يصير لما ينقطع الإنترنت

سؤال كل محل. نقاط البيع في أودو تقدر تكمل البيع بدون اتصال لفترة: الفواتير تنحفظ محلياً وتنرسل للخادم لما يرجع الاتصال. والإبلاغ للهيئة مهلته 24 ساعة من الإصدار، فانقطاع ساعة أو ساعتين ما يخالف بشرط إن الإرسال يصير قبل ما تخلص المهلة. الي يخالف هو فرع ينقطع عنه الإنترنت من الليل للظهر وما أحد ينتبه، وهذا يحتاج مراقبة وتنبيه في النظام: فواتير ما اترسلت = تنبيه للمسؤول.

الإعداد الصح من البداية

1. الشركة والرقم الضريبي والعنوان بنفس الي عند الهيئة بالضبط. اختلاف حرف يرفض الفاتورة.
2. الضرائب على المنتجات: كل منتج له إعداد ضريبة صحيح (قياسية، صفرية، معفاة). الأغلاط هنا تطلع فواتير غلط ما تنكشف إلا بعدين.
3. بيئة الاختبار أولاً: الهيئة توفر بيئة محاكاة، والفواتير تنجرب عليها كاملة قبل الإنتاج.
4. تفعيل الدفتر الي يصدر عليه الكاشير بالشهادة وتوثيقها، مع خطة لما تنتهي أو يتغير الجهاز أو ينفتح فرع جديد.
5. طابعة تدعم الرمز بوضوح يقرأه الجوال.
6. الإرجاع والاستبدال: إشعار دائن مربوط بالفاتورة الأصلية، مو حذف. نقاط البيع لازم تدعم هذا من الشاشة.
7. تدريب الكاشير على ثلاث حالات بس: بيع عادي، إرجاع، وإقفال الجلسة.

روتين آخر الدوام: خمس دقايق تمنع مشكلة شهر

أغلب مشاكل الكاشير ما تنكشف يوم تصير، تنكشف آخر الشهر لما المحاسب يحاول يطابق. والحل مو نظام أعقد، الحل روتين قصير كل ليلة يسويه مسؤول الفرع:

1. إقفال كل الجلسات. جلسة مفتوحة من أمس تخلط مبيعات يومين في تقرير واحد، وتأخر ترحيل القيود للمحاسبة.
2. عد النقد ومقارنته بالنظام. الفرق الصغير يتسجل مع سببه (فكة، مرتجع نقدي ما انسجل). الفرق الي يتكرر كل يوم عند نفس الكاشير هو المؤشر الي يستاهل تسأل عنه.
3. مطابقة الشبكة. مجموع مدفوعات البطاقة في الجلسة لازم يساوي تقرير التسوية من جهاز الشبكة نفسه. إذا ما تساوى، غالباً كاشير اختار «نقد» وهو استلم بطاقة، أو العكس.
4. الفواتير الي ما راحت للهيئة. قائمة وحدة تفتحها وتتأكد إنها فاضية أو إن الي فيها رايح قبل ما تخلص 24 ساعة.
5. الفواتير المرفوضة. الرفض له رسالة تقول السبب، وغالباً السبب إعداد (بيانات عميل ناقصة، ضريبة منتج غلط). تصلح الإعداد نفسه عشان ما يتكرر بكرة. والفاتورة الي انقبلت ما تنعدل ولا تنحذف: التصحيح بإشعار دائن وفاتورة جديدة، مثل ما شرحنا في مقال الفوترة الإلكترونية.

الي يسوي هذا كل ليلة ما يحتاج «جرد مالي» آخر الشهر، لأن كل يوم مقفول على حدة.

الانتقال من كاشيرك الحالي لأودو بدون ما يوقف المحل

التحويل هو اللحظة الي يخاف منها صاحب المحل، وهو محق: يوم تتلخبط فيه الأسعار أو يوقف الكاشير في وقت الذروة يكلف أكثر من أي رسوم. الي يخليه يوم عادي هو الترتيب:

• تنظيف قائمة المنتجات قبل أي شي. كل منتج بباركوده الصحيح وسعره وضريبته. هذي أطول خطوة وأهمها، لأن الكاشير الجديد بيكرر أي غلط في القائمة القديمة بسرعة أكبر.
• التفعيل مع الهيئة قبل يوم التحويل. تجربة كاملة في بيئة المحاكاة، ثم تفعيل الإنتاج، عشان أول فاتورة حقيقية ما تكون هي التجربة.
• جرد افتتاحي ليلة التحويل. الرصيد الي تبدأ فيه أودو هو الي على الرف فعلاً، مو الي يقوله النظام القديم.
• يوم هادي، مو يوم خميس. اختار أقل يوم حركة في أسبوعك.
• جهاز واحد يصدر فواتير للفرع. من لحظة التحويل، الجهاز القديم يوقف إصدار الفواتير. نظامين يصدرون فواتير لنفس الفرع يخربون التقارير ويصعبون أي مراجعة. احفظ تقارير الجهاز القديم وأرشيف فواتيره، لأنك بتحتاجها.
• أحد يعرف النظام موجود في المحل أول أسبوع. مو على الجوال، في المحل. أول إرجاع وأول إقفال جلسة هم الي يعلمون الكاشير.

أكثر الي يفشل في هالمرحلة مو تقني، هو نفس الأنماط الي كتبنا عنها في ليش تطبيق أودو يفشل: بيانات ما تنظفت، وتدريب انضغط في آخر يوم.

ليش الربط يفشل

• بيانات المنشأة ما تطابق سجل الهيئة.
• الضرائب مضبوطة على مستوى الفاتورة مو المنتج، فتطلع مبالغ غلط.
• الشهادة انتهت، أو الكاشير يصدر على دفتر ما انفعّل.
• إرجاع بحذف الفاتورة بدل إشعار دائن، فينكسر التسلسل.
• إصدار قديم من الوحدة ما يواكب تحديثات الهيئة.
• فواتير معلقة ما اترسلت وما أحد انتبه.

هل تحتاج الإنتربرايز؟

وحدة نقاط البيع موجودة في النسخة المجتمعية، والفوترة الإلكترونية السعودية متوفرة كوحدات مجتمعية ورسمية حسب الإصدار. وشرحنا وين تقع وحدة الربط بين النسختين في مقال الفوترة الإلكترونية على أودو. الجواب لمحلك يعتمد على إصدارك ومتطلباتك، ونحدده معك بدل ما نعمم.

أسئلة تجينا من أصحاب المحلات

عندنا جهاز كاشير قديم ببرنامجه، نقدر نستخدمه مع أودو؟

إذا الجهاز مجرد حاسب بمتصفح وطابعة وماسح، نعم. إذا مقفل على برنامج معين ما يشتغل غيره، تحتاج جهاز عادي، وغالباً أرخص من الي عندك.

كم كاشير نقدر نشغل على نفس النظام؟

ما فيه حد عملي للمحلات الصغيرة والمتوسطة. كل كاشير جلسة مستقلة، وكل فرع مخزونه، والتقارير مجمعة.

الفاتورة الضريبية للشركات تطلع من الكاشير كمان؟

تقدر، بس مسارها مختلف: تحتاج بيانات العميل الضريبية، واعتماد من الهيئة قبل الإصدار مو إبلاغ بعده. نضبط الكاشير يفرق بين الحالتين تلقائياً.

جهاز الشبكة (مدى) لازم ينربط مع أودو؟

لا، مو شرط. أبسط طريقة إن الكاشير يختار «بطاقة» في أودو ويكتب المبلغ في الجهاز بنفسه، وتطابق الاثنين آخر اليوم. الربط المباشر يوفر الكتابة ويمنع غلط المبلغ، بس يعتمد على مزود الجهاز وإصدار أودو، فتأكد منه قبل ما تشتري الجهاز مو بعده. وإذا تبي تبيع أونلاين بعد، فهذا موضوع ثاني شرحناه في بوابات الدفع في السعودية.

وش يصير لما الهيئة تحدث المتطلبات؟

الوحدة تتحدث، وهذا جزء من اتفاق الدعم. الربط الي ما له أحد يتابعه هو الي يتوقف مع أول تحديث.

الخلاصة

نقاط البيع في أودو تعطيك كاشير بسيط للموظف، مربوط بالمخزون والمحاسبة، وتقدر تطلع منه فاتورة مبسطة متوافقة مع الهيئة برمز استجابة سريعة وإبلاغ في الخلفية. الي يفرق بين ربط شغال وربط يفشل هو الإعداد: بيانات مطابقة، ضرائب على المنتجات، دفتر مفعّل لكل كاشير، إرجاع بإشعار دائن، ومراقبة للفواتير المعلقة.

شوف تطبيق أودو مع ربط زاتكا لتفاصيل الي نسويه، أو احجز استشارة مجانية ونشوف كاشيرك الحالي ونقول لك وش يحتاج.