إشعارات أودو على واتساب: الفاتورة وتذكير الدفع توصل العميل لحالها، ورده يرجع لأودو

في أغلب الشركات الي نزورها، الفاتورة توصل العميل بهالطريقة: المحاسب يعتمدها في أودو، ينزّل الـ PDF، يفتح الواتساب على جواله، يدوّر على العميل، يرفق الملف ويكتب له سطرين. وبعد أسبوعين يتذكر إن الفاتورة لسا ما انسددت، أو ما يتذكر، والتذكير ما يطلع أبدًا.

هذا يمشي لما الفواتير قليلة. بس كل ما كبر الشغل، صار الواتساب شغل موظف كامل بدون ما أحد ينتبه، والرسائل تطلع متأخرة أو ما تطلع، وردود العملاء توصل جوال واحد ما أحد غيره يشوفه.

هذا المقال عن الحل الي يشيل هالشغل من يد الموظف: أودو نفسه يرسل الرسالة على واتساب لحظة ما يصير الحدث، والعميل يرد بضغطة زر، والرد يرجع لأودو ويحدّث السجل. وكل هذا مبني على رقم شغال على واتساب API، فإذا لسا ما عندك، ابدأ من تأسيس حساب واتساب API من الصفر لين يشتغل مع أودو.

ليش رابط wa.me والجوال الشخصي ما يكفون

أول حل يجربه الكل: زر في أودو يفتح رابط wa.me برسالة جاهزة فيها رقم الفاتورة. حل رخيص وسريع، ومشاكله تبان بعد شهر:

• كل رسالة تحتاج إنسان يضغط إرسال. يعني الرسالة تطلع لما الموظف يتذكر، مو لما الفاتورة تنعتمد. وتذكير الدفعة المتأخرة دايم أول شي ينتسى.
• الرسائل تطلع من رقم الموظف. يوم يطلع من الشركة، تطلع معه محادثات العملاء كلها، والعملاء يردون على رقم ما عاد أحد يرد منه.
• أودو ما يدري وش انرسل. ما فيه شي على الفاتورة يقول متى انرسلت ولمين. ولو العميل قال «ما وصلني شي»، ما عندك شي ترجع له.
• رد العميل يروح للجوال، مو للنظام. لو كتب «حوّلت المبلغ»، هالمعلومة تبقى في محادثة على جوال واحد.

وفيه أدوات تشغّل واتساب ويب أو التطبيق آليًا عشان ترسل بالجملة. هذي مخالفة لشروط واتساب، والرقم ينحظر عادة في أسوأ توقيت، ويروح معه تاريخ المحادثات. الطريق الرسمي الوحيد للإرسال الآلي هو واتساب API.

أي أحداث في أودو تستاهل رسالة؟

القاعدة الي نمشي عليها: أرسل الرسالة الي العميل بيزعل لو ما وصلته. مو كل تغيير في حالة السجل يستاهل رسالة. هذي الي تستاهل عادة:

• تأكيد الطلب: لما أمر البيع يتأكد، رسالة فيها رقم الطلب والمبلغ.
• الفاتورة: لحظة ما تنعتمد، والفاتورة نفسها مرفقة PDF.
• تذكير الدفع: قبل الاستحقاق بكم يوم، ويوم الاستحقاق، وبعده إذا ما انسددت. بنبرة تذكير، مو تهديد.
• إيصال الدفع: لما تتسجل الدفعة، عشان العميل يرتاح ويوقف يسأل.
• حالة الطلب: لما يطلع من المستودع، ولما يتسلّم.

وفيه نوع ثاني ينساه الناس: إشعارات داخلية لفريقك. المدير يوصله «أمر شراء فوق حدّك ينتظر اعتمادك»، أو «إيصال تحويل جديد من العميل فلان». هذي أحيانًا توفر وقت أكثر من رسائل العملاء، لأن الشغل عادة يتكدس عند الموافقات.

والي ما يستاهل رسالة: المسودات، كل تحديث صغير في الشحنة، و«شكرًا لتعاملك معنا» وتحتها عرض. الأخيرة هذي بالذات تقلب الرسالة من خدمية لتسويقية، وهذا موضوع القسم الجاي.

القوالب: كيف تنكتب عشان تنقبل وتبقى خدمية

أي رسالة تبدأها أنت (مو رد على العميل) لازم تكون قالب معتمد من ميتا. وإشعارات أودو كلها تقريبًا من هالنوع، لأن العميل ما راسلك، الحدث صار عندك.

ميتا تصنّف القالب خدمي (Utility) إذا كان غير ترويجي وخاص بطلب العميل أو حسابه أو معاملته، ومن أمثلتها هي نفسها تذكير الدفع وتحديث حالة الطلب. وأي قالب يخلط الخدمي بالتسويقي (تأكيد طلب وتحته «استخدم كود الخصم») يتصنّف تسويقي كامل. وحتى بعد الاعتماد، ميتا ترجع تراجع القوالب، وإذا شافت قالب خدمي فيه نَفَس تسويقي تغيّر فئته بعد تنبيه بيوم واحد، ولك تطلب مراجعة خلال 60 يوم. هذا كله في دليل تصنيف القوالب من ميتا.

مثال قالب فاتورة نكتبه:

هلا {{1}}، صدرت فاتورتك رقم {{2}} بمبلغ {{3}}، وتاريخ استحقاقها {{4}}. تلقى الفاتورة مرفقة بهالرسالة.

وكل متغير مربوط بحقل في أودو: اسم العميل، رقم الفاتورة، المبلغ مع العملة، تاريخ الاستحقاق. وفيه تفاصيل صغيرة تفرق:

• المبلغ يطلع مثل ما هو في الفاتورة، بالعملة ونفس عدد الخانات، مو رقم خام من قاعدة البيانات.
• قالب عربي وقالب إنجليزي، والنظام يختار حسب لغة العميل المسجلة في أودو. عميل ما يقرا عربي ويوصله نص عربي، شكلها مو حلو.
• لا يبدأ القالب ولا ينتهي بمتغير، وكل متغير حوله كلام يوضحه. هذي من أكثر أسباب الرفض.
• الفاتورة الي ترسلها هي نفس فاتورة أودو، بنفس رمز الـ QR حق الفوترة الإلكترونية، مو نسخة مصممة من جديد. شرحنا ليش هذا مهم في الفوترة الإلكترونية على أودو.

الأزرار الي ردها يرجع لأودو

هنا تصير الإشعارات شغل فعلي، مو بس إعلام. القالب يقدر يحمل أزرار رد سريع (Quick reply)، ونص كل زر ما يتعدى 25 حرف حسب توثيق ميتا لمكونات القوالب. ووقت الإرسال، كل زر ياخذ «حمولة» مخفية تحددها أنت، مثل رقم الطلب والإجراء المطلوب. لما العميل يضغط، ميتا ترسل هالحمولة لنظامك، والربط يلقى السجل وينفذ.

أمثلة من الي نبنيه:

• عرض السعر: «اعتمد العرض» و«أبي أكلم أحد». الأول يحوّل العرض لأمر بيع، والثاني يفتح محادثة مع المندوب.
• موعد التوصيل: «الموعد مناسب» و«أبي أغيّره».
• داخلي للمدير: «إيصال تحويل جديد، تعتمده؟» مع نعم ولا. نعم تسجل الدفعة، ولا ترجعها للمحاسب مع ملاحظة.

وين يخرب هذا عادة

• الضغط على رسالة قديمة. العميل يضغط «اعتمد» على عرض انتهت صلاحيته أو تعدّل بعدها. الربط لازم يشيك على حالة السجل الحين، مو وقت ما انرسلت الرسالة، ويرد بوضوح: «هذا العرض تحدّث، أرسلنا لك الجديد».
• نفس الضغطة توصل مرتين. ميتا ممكن ترسل نفس الإشعار لنظامك أكثر من مرة، والنت الضعيف يكمّل الباقي. الإجراء لازم يتنفذ مرة وحدة بس.
• مين الي ضغط؟ الربط يتأكد إن الرقم الي ضغط هو رقم العميل أو المعتمد في السجل.
• الصمت بعد الضغط. لازم يرجع رد يأكد: «تم اعتماد العرض رقم 1042». ومن دونه العميل يضغط مرة ثانية، أو يتصل يسأل.

وكل ضغطة تنكتب في سجل المستند في أودو (الـ chatter): مين ضغط، ومتى، ووش صار.

كيف تبان داخل أودو لما تشتغل صح

• على كل فاتورة وطلب: وش انرسل، ومتى، وهل وصل وانقرا. واتساب API يرجع حالة كل رسالة: انرسلت، وصلت، انقرت (إذا العميل مفعّل علامات القراءة)، أو فشلت.
• الفشل له قائمة. رقم بدون مفتاح الدولة، أو رقم ما عليه واتساب. هذي لازم أحد يشوفها ويصلحها، أو تروح الرسالة إيميل بدالها. المهم ما تفشل بصمت.
• ردود العملاء تروح لصندوق وارد مشترك، مربوط بالعميل، مو لجوال المحاسب.
• العميل يقدر يوقف الرسائل. إذا كتب «لا ترسلون لي»، تنحفظ عند العميل في أودو، والأتمتة تحترمها.

أخطاء نشوفها كثير

تذكير دفع لعميل دافع. في أغلب إعدادات أودو، الدفعة المسجلة الي ما انطابقت مع كشف البنك تخلي الفاتورة «In payment» مو «Paid». فلو قاعدة التذكير تدوّر على كل فاتورة مو «Paid»، العميل الي حوّل أمس يوصله تذكير اليوم. التذكير لازم يستثني «In payment»، والمطابقة البنكية لازم تصير يوميًا، مو آخر الشهر.

الرسالة تروح للشركة مو للشخص. العميل شركة، والجوال المسجل عليها رقم السنترال أو رقم المالك. حدد مين يستلم الفواتير (جهة اتصال الفوترة) ورقمه، قبل ما تشغّل أي شي.

رسائل الساعة 3 الفجر. التذكيرات المبنية على التاريخ تشتغل من مهمة مجدولة في أودو، وإذا ما قيدتها تطلع وقت ما تشتغل المهمة. حدد نافذة إرسال في ساعات الدوام.

أرقام مكتوبة بعشر طرق. 05… و+966 5… و9665…، بمسافات وبدونها. قبل التشغيل، وحّد كل الأرقام بمفتاح الدولة. هذي أكثر خطوة تنتسى، وأكثر خطوة تسبب فشل.

أودو Enterprise ولا Community؟

أودو Enterprise فيه تطبيق واتساب جاهز يرسل القوالب من المستندات، وقواعد الأتمتة فيه فيها إجراء «Send WhatsApp». لو كل احتياجك إن الفاتورة أو تأكيد الطلب يطلع بقالب، ابدأ منه. وحسب توثيق أودو هو متاح في Enterprise بس.

أما لو أنت على Community، أو تبي الضغطة على الزر تغيّر شي في شغلك بمنطقك أنت (اعتماد، تسجيل دفعة، تحويل لمندوب)، أو تبي الردود في نفس الصندوق مع باقي قنواتك، فهنا يجي دور إضافة أودو مخصصة أو ربط مع منصة واتساب.

أسئلة سريعة

كل إشعار عليه رسوم؟

ميتا تحاسب على رسائل القوالب، والسعر يختلف حسب فئة القالب ودولة المستلم، وتعدّل التسعير بين فترة وثانية. لا تحسب من مقال، خذ الأرقام وقتها من صفحة أسعار ميتا.

العميل رد على الفاتورة بسؤال، مين يجاوبه؟

رده يفتح محادثة في الصندوق المشترك، ويرد عليه موظف أو بوت. والبوت ممكن يقرأ من أودو نفسه ويرسل للعميل فواتيره لما يطلبها، وهذا شرحناه في ربط الذكاء الاصطناعي بواتساب.

من وين أبدأ؟

بثلاث رسائل: الفاتورة، وتذكير الدفع، وخروج الطلب. شغّلها على أرقام الفريق أسبوع، راقب الي يفشل منها، وبعدين افتحها للعملاء. الأزرار تجي بعدها.

كيف نشتغل عليها

نبدأ بتنظيف أرقام العملاء وجهات الفوترة في أودو، ونختار معك الأحداث الي تستاهل رسالة، ونكتب قوالبها بالعربي والإنجليزي ونعتمدها من ميتا. بعدها نبني الربط والأزرار الي ترجع لأودو، ونراقب الرسائل الفاشلة أول أسابيع.

والإرسال يمشي على منصتنا K-Message المبنية على واتساب الرسمي (Cloud API)، وكيرنلتكس مزوّد تقني معتمد من ميتا، فتربط رقمك بنفسك ويرد فريقك من صندوق وارد واحد.

التفاصيل في صفحة واتساب API وصفحة أودو، أو احجز استشارة ونحدد معك أول ثلاث رسائل.